L'administrateur d'un domaine ou le gestionnaire d'une ressource peut décider de modérer les réservations d'une ressource dont il a la charge. L'activation de cette fonctionnalité se fait en cochant une case dans la page de configuration de la ressource. Ce qui suit explique le fonctionnement de la modération lorsque cette option est activée :
1) Un utilisateur fait une demande de réservation en remplissant normalement les différents champs du formulaire de réservation.
2) Une fois la demande enregistrée, le ou les gestionnaires responsables de la ressource, ou à défaut, le ou les administrateurs de la ressource (ou en dernier recours les administrateurs généraux) reçoivent un mail automatique leur indiquant qu'il y a une réservation à modérer.
Dans le mail envoyé aux gestionnaires de la ressource, un lien pointe vers la page de validation de GRR leur permettant de valider rapidement. Sur cette page, le gestionnaire choisit d'accepter la réservation ou bien de la refuser. Le refus entraîne la suppression de la réservation.
Dans le cas de plusieurs réservations liées par une périodicité, le gestionnaire peut accepter ou refuser en bloc l'ensemble des réservations qui n'ont pas encore été modérées individuellement.
Remarque : lorsque le gestionnaire refuse en bloc un ensemble de réservations, cela entraîne automatiquement la suppression des informations de périodicité pour les réservations qui auraient éventuellement déjà été validées individuellement.
L'interface de modération contient une zone de saisie texte facultative dans laquelle le gestionnaire peut motiver sa décision.
Lorsque le gestionnaire valide le formulaire de modération, une sauvegarde des informations liées à la réservation est effectuée dans une table prévue à cet effet. Dans cette même table sont enregistrées le motif de la décision ainsi que l'identifiant de l'utilisateur ayant procédé à la modération.
Une fois que le gestionnaire a validé, le demandeur reçoit par email la décision de modération ainsi qu'un rappel de la demande.